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Les “journées Ruches” : un rendez-vous mensuel pour se rassembler, partager et développer ses compétences

Julien Rollin, Cécile Freyd-Foucault et Constantin Guay reviennent sur les prémices des journées Ruches chez Talan Labs ainsi que sur les adaptations liées à la crise sanitaire et les perspectives d’évolution.

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  • Julien Rollin, CTO, Coach Craft et l’un des trois fondateurs des journées Ruches 
  • Cécile Freyd-Foucault, Designeuse 
  • Constantin Guay, Scrum Master et Coach Agile, vidéaste 

 

Dans cette interview, trois membres de Talan Labs reviennent sur les origines et mettent en lumière les objectifs des Ruches, l’organisation d’une journée type, les adaptations liées à la crise sanitaire en 2020 ainsi que les ambitions et évolutions prévues. 

Origines, objectifs et contexte de mise en place des Journées Ruches

Julien : “Je venais d’un univers de start-up et souhaitais amener de la proximité au sein de Talan Labs, une notion d’appartenance, de la synergie et un vrai ADN : une tribu.

Les objectifs premiers d’une Ruche sont de rassembler les collaborateurs et de partager. L’image de la ruche est pertinente car elle représente les petites abeilles (les collaborateurs) qui retournent à la maison (le bureau Talan).” 

Quelques chiffres : 

  • Concept créé il y a 2 ans 
  • 20 sessions organisées 
  • 1 session par mois 

Constantin : “Au début, les Ruches consistaient en deux ou trois rassemblements par an. Augmenter leur régularité a permis de rendre l’organisation plus simple. La récurrence de ces journées a désamorcé le caractère événementiel et permet de se rassurer en sachant qu’une prochaine session arrive en cas de raté.” 

Julien : “Autre évolution notoire, au début la journée était obligatoire pour les collaborateurs Talan Labs car liée à la réunion plénière. Aujourd’hui, c’est un format “à la carte”, chacun choisit de participer à la session qui l’intéresse. Pour information, la dernière session a rassemblé 35 participants sur 62 collaborateurs concernés.” 

Cécile : "Je connaissais déjà le concept de Ruches. Savoir que c'est un rendez-vous mensuel et que du temps est alloué pour préparer un sujet et participer a été déterminant dans mon choix de rejoindre Talan Labs. " 

Julien : “Il s’agit d’un espace de liberté pour les collaborateurs. En effet, le choix du programme se fait en fonction des envies et propositions des collaborateurs. S’il n’y a pas assez de sujets prévus, nous adaptons le format et ne bloquons pas la journée entière. 

Cette journée permet de faire grandir, créer un cocon, de mettre en confiance les collaborateurs. Elle permet aussi d’apprendre et entrainer chacun à vulgariser des concepts et des connaissances.” 

Constantin : “C’est aussi accompagner les collaborateurs à prendre la parole. Ces exercices m’ont aidé à être plus à l’aise à l’oral”. 

Cécile : “C’est également un tremplin pour tester des sujets avant de les présenter à l’extérieur, devant des clients ou en conférences."

Julien : “Cela permet de briser la caricature du développeur qui ne sait pas expliquer. Les Ruches permettent de se constituer une base de connaissances et sont, à cet égard, un accélérateur d’apprentissage. Grâce à la visioconférence et aux enregistrements des dernières sessions, on peut regarder les replays de n’importe quelle présentation.” 

 

Comment se déroule une journée ? 

Julien : “Le rendez-vous a généralement lieu la 3è ou 4è semaine du mois. L’idée est de reproduire à notre échelle l’organisation d’une conférence avec les grandes étapes que sont : l’appel à sujets (CFP), la sélection, la constitution du programme puis les inscriptions.

Pour collecter les sujets, nous avons créé un board Trello. Chacun peut proposer les sujets qu’il souhaite partager sous forme de présentation ou atelier. Le board permet de visualiser ce qui va être présenté et même d’organiser des présentations à plusieurs. 

Une semaine avant la date, nous, équipe organisatrice, faisons un appel à votes par mail aux collaborateurs de Labs. Ces derniers viennent voter les sujets qui les intéressent le plus. Nous arrêtons les votes 3 jours après et élaborons un programme et planning. Nous le transmettons par mail et demandons aux collaborateurs de s’inscrire aux créneaux de leur choix. Il incombe à chacun de prévenir son client de son absence ce jour. Nous devons déclarer ce jour dans notre Compte Rendu d’Activité (CRA), pour les participants comme un créneau formation et pour les speakers comme une créneau conférence.

Les vidéos capturées lors de la journée sont regroupées dans un SharePoint pour être consultées à d’autres moments. Nous encourageons également les animateurs à partager leur expérience de manière plus large, au sein du Groupe et à l'extérieur auprès de leurs pairs, en écrivant des articles et en allant participer à des meet-ups et conférences. Le personal branding est fortement encouragé."

Cécile : “Ces journées me permettent d’évangéliser ce qu’est le design, de travailler ensemble, trouver des sujets transverses susceptibles d’intéresser un maximum de personnes. En tant que participante, j’essaye de découvrir des sujets que je ne connais pas afin d’explorer de nouveaux terrains de jeu.” 

 

Quelles adaptations face aux événements de 2020 (grèves des transports, Covid-19) qui viennent perturber les déplacements au siège ? 

Julien : “Face à ces événements, le rendez-vous a été mis en stand-by pendant 2 mois au début de l’année. Nous nous sommes ensuite adaptés et avons décidé de continuer l’exercice à distance. Cela nous a permis d’avoir plus de liberté, plus de souplesse avec les freins de transport et fatigue levés. Nous avons également  plus de choix et peut-être même plus de participants."

Cependant, ce format a aussi ses inconvénients "On manque de spontanéité, notamment lors de présentations à plusieurs pour se passer la parole. Plus difficile également de capter le ressenti de l'audience avec le manque de contact visuel. 

Et bien sûr, c'est le côté “off” qui nous manque le plus. Echanger et partager autour d’un déjeuner et lors de l’afterwork nous manque !"

 

Et après ? Évolutions du concept post-Covid et long terme

Julien : “L’objectif est de trouver une solution hybride qui mêlerait présentiel et distance. Il faudrait optimiser les retransmissions, utiliser un logiciel de montage et publier les vidéos sur la chaîne YouTube TalanLabs par exemple, dans une playlist dédiée aux Ruches.

  • Optimiser les transmissions pour qu’à distance et en présentiel chacun puisse bénéficier du même niveau de qualité 
  • Faire du montage vidéo pour brander (logos, titrage) et couper les parties inutiles ou éventuels problèmes de retransmission 
  • Diffuser sur des chaines publiques comme YouTube 

Le but, à plus long terme, est de développer le format pour l’ouvrir au Groupe puis aux clients. 

2020 a été l’année de l’adaptation au contexte, du développement de la captation vidéo et des ateliers à distance. 2021 sera l’année de la solution hybride et de l’ouverture du concept au-delà du Labs.”